Task Board - Preußig Seminare

Ziel: Arbeitsstand für Team sichtbar machen

Task Board zeigt, welche Aufgaben …

für das Projekt insgesamt zu erledigen sind
für das aktuelle Inkrement zu erledigen sind
aktuell in Arbeit sind (und optional bei wem)
bereits vollständig erledigt sind

Task Boards dienen der Visualisierung der aktuellen Aufgaben eines Teams. In der einfachsten Form ist ein Task Board eine Wand oder eine Tafel, an die einzelne Zettel geheftet sind. Auf jedem Zettel steht eine Aufgabe, die für das Projekt erledigt werden muss. Diese Zettel werden dabei in mehrere Kategorien unterteilt. Die grundlegendsten Kategorien sind „To Do“ (also „zu erledigen“), „In Work“ (also „in Arbeit“) und „Done“ (also „erledigt“). Entweder der Projektleiter oder noch besser die Teammitglieder, die für die jeweilige Aufgabe zuständig sind, aktualisieren das Task Board, indem sie z. B. den entsprechenden Zettel von „To do“ nach „In Work“ umhängen, wenn sie eine neue Aufgabe beginnen. So wird der aktuelle Arbeitsstand für alle sichtbar.

In vielen Projekten werden dem Task Board noch weitere Spalten hinzugefügt. So kann beispielsweise eine Spalte „Wartend“ eingeführt werden für Aufgaben, die bereits angefangen wurden, aber aktuell ruhen, weil z. B. noch eine Zuarbeit fehlt. Zur Darstellung von Iterationen kann man dem Task Board eine Spalte hinzufügen, in der zu Beginn einer neuen Iteration die Tasks für diese Iteration gesammelt werden.

Viele Teams nutzen zusätzlich auch farbige Markierungen auf den Karten, um verantwortliche Mitarbeiter oder Aufgabentypen zu visualisieren. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. So können beispielsweise Magnete, die mit den Gesichtern der Teammitglieder bedruckt sind, genutzt werden, um Tasks an einer Magnetwand zu fixieren und sie dabei gleichzeitig einem Mitarbeiter zuzuordnen.

Es gibt eine Vielzahl von Software-Tools, um ein Task Board virtuell zu halten und es beispielsweise im Browser darzustellen. Nützlich ist eine Software-Lösung, wenn Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten oder wenn die Zahl der Tasks insgesamt sehr groß ist. Die Lösungen reichen von kleinen Apps (z. B. „Trello“) bis hin zu umfangreichen Systemen (zum Beispiel „Jira“).

Ein Task Board hat wichtige Funktionen, vor allem, was die Dynamik und Kommunikation im Team betrifft:

Daily Stand-up Meetings finden mit Blick auf das Task Board statt.
Das ganze Team kann jederzeit sehen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet.
Mit dem aktiven Verschieben einer Task von „To Do“ nach „In Work“ übernimmt ein Teammitglied automatisch auch aktivere Verantwortung für diese Task.
Die verhältnismäßig kleinen Aufwände bei den Tasks erlauben eine sinnvolle Fortschrittskontrolle für das ganze Team.
Das Task Board ist ein Kommunikationspunkt, an dem man sich trifft. Es stärkt damit auch den Zusammenhalt im Team.

Task Board Tools

Im klassischen Projektumfeld ist es eine beliebte Vorgehensweise, neue Tools einzuführen, wenn man seine Prozesse verändern möchte. Sehr gerne wird derzeit das Softwarewerkzeug „Jira“ von der Firma Atlassian eingesetzt, wenn es darum geht, agiler zu werden. Manche Entscheider haben den Eindruck, dass man durch den Einsatz von Jira bereits agiler wird. Dem ist natürlich nicht so. Bei dem Einsatz eines solchen Tools kann man Vieles verkehrt machen und sich selbst Steine in den Weg legen. Neben einer sinnvollen Konfiguration des Tools für das eigene Projekt braucht man auch eine systematische Schulung aller Personen, die mit dem Tool arbeiten. Zu einer wirklichen Arbeitserleichterung wird das Tool erst, wenn es auch durchgängig eingesetzt wird.

Brüche in der Toolkette sind ebenfalls einer der typischen Stolpersteine in großen Projekten. Häufig müssen nach der Einführung eines neuen Tools Tasks doppelt verwaltet werden, nämlich in der neuen Applikation und in dem bisherigen System.

Task Boards für User Stories

In Abwandlung zu ihrem ursprünglichen Einsatzgebiet können Taskboards auch zur Verfolgung von User Stories oder anderen größeren Aufgaben eingesetzt werden. Die Granularität von User Stories und Tasks entscheidet sich deutlich voneinander. User Stories liegen typischerweise im Bereich einer oder weniger Wochen, Tasks im Bereich eines oder weniger Tage. Wenn man mit einem Task Board größere Einheiten verfolgt, bietet es sich an, auch die Daily Stand-up Meetings in einem größeren Turnus abzuhalten. Diese machen ja nur Sinn, wenn sich seit dem letzten Meeting auch etwas getan hat.

Kontrolle für Projektleiter

Mittels Task Board kann seitens der Projektleitung oder des -managements auch die Fertigstellung von Stories verfolgt werden: Wenn alle Tasks einer Story abgearbeitet sind, dann ist auch die Story abgearbeitet. In großen Projekten werden auf diese Art manchmal mehrere Entwicklungs-Task-Boards zu einem Projekt-Task-Board aggregiert. Es ist aber Vorsicht geboten, wenn man verschiedene Task-Boards auf mehreren Ebenen (Stories, Tasks) einsetzt. Erfahrungsgemäß braucht es dann Disziplin bzw. ein gutes Werkzeug, um alle Boards aktuell und konsistent zu halten.

Die Task Boards der Entwicklung sind eigentlich nicht dafür gedacht, dem Projektleiter Auskunft über den Arbeitsstand zu geben, sondern um die Selbstorganisation des Teams zu fördern. Wenn noch eine Task zur Fertigstellung einer Story fehlt, dann ist es bis zuletzt dem Team überlassen, wann diese Task bearbeitet wird. Wann die Story fertig wird, geht daraus also nicht hervor. Auch sind nicht alle Boards so organisiert, dass für Außenstehende gleich ersichtlich ist, welche Tasks zu welcher Story gehören. Projektleiter eines selbstorganisierten Teams sollten sich den Arbeitsstand lieber vom Team berichten lassen, als ihn selber aus dem Task Board abzuleiten.