Daily Stand-up

Ziel: guter Informationsfluss

kurze, tägliche Besprechung im Stehen

• Was wurde gestern bearbeitet?
• Was steht heute an? 
• Wer hat aktuell Probleme, vorwärts zu kommen?
• Wer kann dabei unterstützen?

Ein typisches Phänomen im Projektalltag sind ineffiziente Meetings. Eine Technik, die dem entgegenwirken soll, sind die Daily Stand-up Meetings (in der agilen Methode Scrum als „Daily Scrum“ bezeichnet), also kurze Tagesbesprechungen im Stehen. Die Betonung liegt hier auf „kurz“ und „im Stehen“. Die Durchführung der Besprechung im Stehen sorgt für eine höhere Dynamik, da die Teilnehmer schon rein physisch in Bewegung bleiben. Auch steht niemand gerne allzu lange, so dass das Stehen dazu beiträgt, das Treffen auf eine kurze Zeitspanne zu begrenzen. Die Kürze des Meetings ist enorm wichtig, damit nur die wesentlichen Informationen ausgetauscht werden und die Teilnehmer die Besprechung als produktiv erleben. All dies steigert die Wahrscheinlichkeit, dass die Beteiligten gerne zu den Besprechungen kommen. Nur dann können sie sich auch auf Dauer etablieren. Mit Daily Stand-up Meetings werden Kommunikation und Informationsfluss zwischen den Beteiligten unterstützt. Dies alles ist für ein Agiles Projektmanagement unverzichtbar.

Die Agenda eines Daily Stand-up Meetings sollte klar strukturiert sein. Idealerweise gehen alle Teilnehmer reihum auf die folgenden Fragen ein:

1. Wie bin ich gestern mit meiner Arbeit vorangekommen? 
2. Welche Arbeitspakete liegen für heute an?
3. Welche Hindernisse gibt es für mich aktuell, die der Erledigung dieser Arbeiten entgegenstehen?

Für die Beantwortung dieser drei Fragen hat jeder ca. 2 Minuten Zeit. In der Regel werden die Teilnehmer dabei nur gelegentlich Hindernisse nennen. Falls jemand ein Hindernis benennt, so ist es die Aufgabe des Moderators (also z. B. des Projektleiters oder Scrum Masters), eine Lösung für das Problem vorzuschlagen. Ziel ist es, dass jeder Teilnehmer nach dem Meeting für den Tag arbeitsfähig ist.

In einem gut moderierten Daily Stand-up Meeting kann sich das gesamte Team in kurzer Zeit ein Bild darüber machen, wer gerade woran arbeitet und wer Unterstützung benötigt. Dies ersetzt andere lange Meetings.

Falls das Team mit einem Task Board arbeitet, sollte die Besprechung davor stattfinden. Das macht die einzelnen Aufgaben für alle noch greifbarer.

Ein Daily Stand-up Meeting sollte optimaler Weise nur ca. 15 Minuten dauern. Bei 2 Minuten Berichtszeit pro Teilnehmer ergibt sich also eine maximale Teilnehmerzahl von ca. 7 Personen. Natürlich kann von diesem Optimum abgewichen werden. Allerdings wird es dann auch schwieriger, eine gute Gesamtdynamik der Besprechung zu halten. 

Funktionierende Daily Stand-up Meetings sind ein hervorragendes Instrument, um sich effektiv zu besprechen. Allerdings ist es gar nicht so einfach, sie bei den Teammitgliedern auf Dauer zu etablieren. 

Es gibt drei Kardinalfehler, die man unbedingt vermeiden sollte:

1. Falscher Zeitpunkt für die Besprechung: Es ist wichtig, dass im Einvernehmen mit dem gesamten Team bzw. allen Teilnehmern ein guter Zeitpunkt für die Besprechung vereinbart wird. Am besten ist meist ein Termin relativ früh am Tage. Wenn der Zeitpunkt über die Köpfe des Teams hinweg bestimmt wird, könnte er vielleicht für einige sehr ungünstig sein. Dann ist es unwahrscheinlich, dass er sich durchsetzt. 
2. Falsche Moderation des Ablaufs: Zu einer guten Moderation gehört sowohl eine für alle Teilnehmer klare Agenda als auch ein ausgewogenes Verhältnis der Redebeiträge. Wenn das Meeting ohne Moderation läuft, werden die Vielredner schnell das Heft in der Hand halten und die anderen auf Dauer vergraulen. Eine gute Methode ist eine rotierende Moderation, bei der jeder mal die Rolle des Moderators übernimmt und damit dessen Perspektive einnimmt. Es fällt allen dann leichter, sich auch als Teilnehmer zu disziplinieren. Zudem wird die Selbstverantwortlichkeit des Teams gefördert und der Projektleiter oder Scrum Master kann sich auch mal entspannen oder mehr auf das Inhaltliche konzentrieren.
3. Falsche Detailtiefe: Jeder Teilnehmer sollte einerseits seine Redezeit nicht überschreiten, sie andererseits aber auch nutzen. Dazu ist eine richtige Detailtiefe der Redebeiträge wichtig. Wenn Teilnehmer zu sehr ins Detail gehen, dann sollte der Moderator sie rechtzeitig um eine „kurze Zusammenfassung in drei Sätzen“ bitten. Wenn Redner versuchen, mit der Floskel „Alles wie gestern“ durchzukommen, dann sollte der Moderator nachhaken: „Und was genau ist der Unterschied zu gestern?“ Geschieht dies nicht, so hat man eventuell bald eine Runde, in der alle nur noch „Alles wie gestern“ sagen. Da dieser Satz keine Information enthält, wird das Meeting zur Zeitvergeudung, und nach und nach bleiben die Teilnehmer weg. 

Sinnvoller Turnus im klassischen Projektumfeld

Gerade beim Einsatz in einem klassischen Projektumfeld kann ein tägliches Treffen ein zu enger Turnus für das Daily Stand-up Meeting sein. Dann ist es sinnvoll, das „Daily“ wegzulassen und aus dem Treffen ein „Stand-up-Meeting“ zu machen mit einem sinnvolleren Turnus. Es gibt sicher viele Projekte, bei denen es ausreicht, sich zweimal in der Woche oder wöchentlich zusammenzufinden, so z. B. weil die Teams an mehreren Projekten arbeiten und der Arbeitsfortschritt pro Projekt daher langsamer ist. Dabei sollte einem jedoch bewusst sein, dass Meetings in größeren Abständen an Stärke bezüglich der Gruppendynamik verlieren. Die vor allem deshalb, weil das Team seltener zusammenkommt. 

Die Agenda-Struktur und Dauer des Meetings sollten auch bei einem weiteren Turnus erhalten bleiben. Sie sind wesentliche Erfolgsfaktoren für Stand-up-Meetings. Ohne sie wird die Besprechung dann doch wieder schnell zu einem „klassischen Mammut-Meeting“.

Kein Mikro-Management

Stellt man in einer Runde gestandener klassischer Projektmanager das Konzept der Daily Stand-ups vor, so ist häufig die erste Reaktion: „So was machen wir doch schon!“. Im Detail sind die Unterscheide dann aber bisweilen gravierend. Häufig werden Stand-up-Meetings im klassischen Umfeld so eingesetzt, dass sie mehr den Charakter von Mikro-Management haben und nicht den gegenseitigen Austausch der Teilnehmer in den Fokus rücken. Diese Gefahr besteht insbesondere dann, wenn Tagesbesprechungen als „Feuerwehreinsatz“ genutzt werden, weil ein Projekt in Schieflage geraten ist.

Auch im Agilen kann ein Daily Stand-up für Mikro-Management missbraucht werden, und zwar dann, wenn ein Projektmanager oder Product Owner dabei ist, der immer wieder auf das Iterationsziel (Sprintziel) fokussiert und nachhakt, ob dieses denn noch erreicht werde. Grundsätzlich sollte ein Daily Stand-up nicht der Kontrolle durch den Projektmanager bzw. Moderator dienen, sondern dem Austausch der Teilnehmer untereinander. Ein Seminarteilnehmer berichtete mir von einem Projekt, bei dem Projektmitarbeiter sich über die Einführung von Dailies beschwert haben, weil sie sich kontrolliert fühlten. Der Zweck des Meetings sollte also im Vorfeld gut kommuniziert werden. 

Dailies als Ersatz-Retrospektiven 

Ein weiteres zwar mögliches, jedoch negatives Phänomen besteht darin, dass Daily Stand-up Meetings zu einer Art Ersatz-Retrospektiven werden. Dies tritt besonders häufig bei Teams auf, die noch unerfahren in der agilen Methodik sind. Es gibt Teams, in denen richtige Retrospektiven nicht ernst genommen oder sogar ganz weggelassen werden. Dann besteht die Gefahr, dass Konflikte und Missverständnisse zwischen Teammitgliedern ungeklärt bleiben. Im Allgemeinen werden diese schwelenden Missstimmigkeiten sich dann in Form von mehr oder weniger verdeckten kritischen, ironischen oder sogar sarkastischen Bemerkungen an anderer Stelle einen Weg bahnen. Ein typisches Forum dafür sind die Daily Stand-up Meetings. Dort sind diese Themen allerdings denkbar unpassend platziert, weil nicht der zeitliche Rahmen besteht, um sie auch nur annähernd zu klären. Eine solche Situation sollte in diesem Fall als Anlass verstanden werden, Retrospektiven einzuführen. Falls es bereits Retrospektiven gibt, sollte deren Struktur so verändert werden, dass die Missstimmigkeiten im Team geklärt werden können.