Retrospektiven

Ziel: Kontinuierliche Verbesserung

• nach jeder Iteration mögliche Optimierungen des Prozesses suchen 
• Verbesserungen möglichst schon in der nächsten Iteration umsetzen
• auch persönliche Ebene einbeziehen und auf gute Moderation achten

Teams sollten sich regelmäßig mit der Fragestellung auseinandersetzen, wie gut die Kooperation im Team funktioniert und in welchen Bereichen eine effektive Zusammenarbeit noch gesteigert werden kann. Ziel einer solchen Retrospektive ist es, ganz konkrete Verbesserungen für die Zusammenarbeit und den Arbeitsprozess abzuleiten. Die Retrospektiven sollten nicht mit den klassischen Lessons Learned verwechselt werden, die in den meisten Projekten durchgeführt werden. Bei diesen werden gegen Ende eines Projektes Verbesserungsvorschläge gesammelt, die dann in den kommenden Projekten aufgegriffen werden sollen. In der Praxis verschwinden die Vorschläge aber häufig in einer Schublade oder einem Excel-Sheet und tauchen nie wieder auf.

Retrospektiven und Lessons Learned: die Unterschiede 

Retrospektiven:

• Sie finden während des Projektes statt.
• Verbesserungen werden im aktuellen Projekt umgesetzt.
• Es gibt nur Diskussionen auf Prozessebene.

Lessons Learned:

• Sie finden am Ende des Projektes statt.
• Verbesserungen werden für kommende Projekt geplant.
• Oft gibt es Diskussionen auf Prozess- und Produktebene.

Das Prinzip der Retrospektiven geht also deutlich über das der klassischen Lessons Learned hinaus. Dabei ist der wichtigste Unterschied, dass Retrospektiven bereits während des laufenden Projektes stattfinden. Ein guter Zeitpunkt dafür ist das Ende einer Iteration. Neben dem Review, das dann ja ohnehin durchgeführt wird, kann mit dem Projektteam ein Meeting zur Retrospektive abgehalten werden. 

Retrospektive und Reviews trennen

Die Retrospektive sollte nicht mit dem Review kombiniert werden. Erfahrungsgemäß ist diese Kombination nicht sehr effizient. Sie führt nicht zur erhofften Zeitersparnis, sondern in erster Linie zu Verwirrung bei den Teilnehmern. Denn es ist für so Manchen schwieriger als vermutet, klar zwischen der Ebene des Produkts (Review) und der Ebene des Prozesses (Retrospektive) zu unterscheiden. In dem Prinzip der Retrospektiven steckt das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung, das in der agilen Projektmethodik sehr wichtig ist. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass die Verbesserungsvorschläge auch ganz konkret und zeitnah umsetzbar sind. 

Struktur einer Retrospektive

Eine gute Strukturierung der Retrospektiven ist wichtig, damit alle motiviert dabei sind. Eine typische Agenda für eine Retrospektive sieht wie folgt aus:

1. Sammeln der Verbesserungsvorschläge
2. Kurze Diskussion und Ergänzung aller Vorschläge
3. Priorisierung der Verbesserungsvorschläge
4. Auswahl der umzusetzenden Vorschläge
5. Verteilung der konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Wer macht was bis wann?

Bei Retrospektiven hilft es nicht, wenn man allein die Probleme und Schwierigkeiten betrachtet. Der Schwerpunkt sollte auf einer Lösungsorientierung liegen. Dazu sind typische Fragen aus dem systemischen Coaching hilfreich wie z. B.: „Was hat in der letzten Iteration an unserer Kooperation besonders gut funktioniert und wie können wir das vielleicht sogar noch verstärken?“

Es ist wichtig, bei Retrospektiven auch die persönliche Ebene miteinzubeziehen. Da das Arbeiten in selbstorganisierten Teams auf einer guten Kommunikation im Team basiert und diese nachhaltig nur funktioniert, wenn es keine Konflikte zwischen den Teammitgliedern gibt, sollten auf dieser Ebene Reibungsverluste ausgeräumt werden. Eine Reflexion der persönlichen Ebene ist für manche Teams ungleich schwieriger als eine Beschäftigung mit der Sachebene. Daher ist hier eine positive Grundatmosphäre wichtig. „Fingerpointing“ und Schuldzuweisungen sollten unbedingt vermieden werden. Eine gängige Methode, um eine positive Basis zu schaffen, ist es, die Teilnehmer zunächst Stärken der anderen sammeln zu lassen. Dazu können Arbeitsfragen genutzt werden wie z. B.: „Schreibe für jeden Teilnehmer eine Sache auf, die er aus deiner Sicht in der letzten Iteration besonders gut gemacht hat“.

Praxistipps zu Retrospektiven

• Das Meeting sollte in einem ruhigen Raum in ungestörter Atmosphäre stattfinden. Ungeeignet sind Durchgangsräume, Kaffeeküchen oder Ähnliches.
• Es sollten zu allen Themen zunächst nur Beobachtungen gesammelt werden. Vorschnelle Hypothesen zu Ursachen oder Lösungen sind selten hilfreich. 
• Retrospektiven dürfen nicht zu Klagestunden verkommen. Der Blick auf die positiven Aspekte im Team gehört auf jeden Fall zu einer Retrospektive dazu.
• Bei der Lösungsfindung bietet sich der Einsatz von Kreativitätstechniken an. So hat sich z. B. das Außer-Kraft-Setzen von Rahmenbedingungen bewährt (Frage an die Teilnehmer: „Was könnten wir tun, wenn wir unendlich viel Zeit hätten?“). Natürlich muss der Prozess am Ende in realistischen Maßnahmen münden.
• In der Praxis können Retrospektiven für die Teilnehmer schnell langweilig werden. Daher ist es gut, wenn Abwechslung in deren Ablauf gebracht wird. Viele Ideen dazu finden sich beispielsweise online im Retromaten.
• Identifizierte Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit oder des Prozesses müssen klar einzelnen Verantwortlichen zugeordnet werden. 
• Es ist ein klarer Blick für den eigenen Einflussbereich nötig. Es nutzt nichts, wenn Maßnahmen abgeleitet werden, die das Team alleine gar nicht beschließen kann.
• Die Maßnahmen aus der letzten Retrospektive sollten nachverfolgt werden. Ein kurzer Überblick, welche Maßnahmen auf welche Weise umgesetzt wurden oder in welchem Stadium sie gerade sind, bildet einen guten Einstieg in die Retrospektive. 
• Zum Schluss bietet sich eine kurze Retrospektive der Retrospektive an, um Verbesserungspotenzial herauszuarbeiten. Dies kann beispielsweise mit Frage geschehen: „Wie hat sich die Zeit für diese Retrospektive auf einer Skala von 1 bis 10 gelohnt?“. Dabei ist eine „8“ als neutral zu werten und eine „7“ bereits als negativer Wert.