E-Learning: Planning Poker

Ziel: Realistische Aufwandsschätzungen

Eine wichtige Basis für das Agile Projektmanagement bilden realitätsnahe Aufwandsschätzungen. Denn darauf stützt sich die Planung des Umfangs für die einzelnen Iterationen. Nur wenn man zu den Lieferterminen Inkremente präsentieren kann, die nahe am vorhergesagten Umfang liegen, kann sich der agile Prozess auf Dauer bei allen Beteiligten etablieren. 

Planning Poker ist ein Verfahren, das möglichst realitätsnahe Aufwandsschätzungen zum Ziel hat. Die Vorgehensweise dazu basiert auf der im Projektmanagement seit Langem bekannten Delphi-Methode, bei der der Schätzwert durch wiederholte Schätzungen sukzessiv verbessert wird. Planning Poker unterscheidet sich davon durch die dynamische Vorgehensweise und die Orientierung am Team, was zu einem sehr effizienten Verfahren führt, um Aufwände realitätsnah zu schätzen. 

Planning Poker läuft wie folgt ab: Zunächst wird ein sogenanntes Schätzteam zusammengestellt, das die Aufgaben mittels vorgegebener Karten einschätzt. Dieses Team besteht idealerweise aus denjenigen Personen, die Expertise in den zu schätzenden Aufgaben haben und später auch das Produkt entwickeln. 

Die Schätzkarten

Zum Schätzen werden Karten verwendet, wie sie in der Abbildung zu sehen sind. Sie sind bei diversen Anbietern für wenig Geld erhältlich und es gibt auch zahlreiche kostenlose Apps, die die Karten auf dem Smartphone anzeigen. Im Detail können die Kartensets abweichen, aber das wesentliche Schema ist immer gleich.   

Während einer Schätzrunde wählt jeder Teilnehmer eine nach seiner Sicht für die Schätzung passende Karte aus und hält sie hoch. 

• „0“ bedeutet, dass der Schätzende die Aufgabe für zu klein hält. Die Aufgabe sollte also mit anderen zusammengelegt werden. 
• Die Zahlen > 0 werden hochgehalten, um damit einen konkreten Schätzwert abzugeben.
• „?“ bedeutet, dass man die Aufgabe nicht ausreichend verstanden hat oder über keine Expertise zu der Aufgabe verfügt. Im ersten Fall sollte die Aufgabe dann noch einmal genauer erklärt werden.
•  „∞“, das Zeichen für „unendlich“, bedeutet, dass der Schätzende die Aufgabe für zu groß hält und dafür ist, sie in mehrere Aufgaben aufzuteilen. In manchen Kartensets wird anstelle von „∞“ die Zahl „100“ verwendet.
• Hält jemand die Karte mit der Kaffeetasse hoch, schlägt er eine Pause vor. Dies erscheint im ersten Moment amüsant zu sein, hat aber durchaus auch einen tieferen Sinn, auf den ich später noch eingehen werde. 

Die Fibonacci-Reihe

Die Zahlenfolge, die etwas ungewöhnlich scheint, ist an die sog. Fibonacci-Reihe angelehnt, bei der jede Zahl aus der Summe der beiden Vorgänger gebildet wird. Mit der Größe der Zahlen nimmt dann auch der Abstand zwischen ihnen zu. Planning Poker bedient sich dieses Prinzips, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass Schätzungen immer ungenauer werden, je länger der Schätzzeitraum ist. Ob eine Aufgabe 2 oder 3 Tage dauert, kann man noch recht gut abschätzen. Ob eine Aufgabe aber 12 oder 13 Tage dauert, ist bei einer schnellen Schätzung nicht mehr seriös zu entscheiden.

Die typischen Einheiten für die Schätzung sind die altbekannten „Personentage“ oder die im Agilen Projektmanagement verwendeten Story Points. Wenn der Aufwand für Tasks abgeschätzt wird, arbeitet man gemeinhin mit Personentagen, bei der Abschätzung von User Stories üblicherweise mit Story Points.

Ablauf einer Sitzung 

Der typische Ablauf einer Planning-Poker-Sitzung: 

• Jedes Mitglied des Schätzteams erhält einen kompletten Kartensatz. Der Sitzungsleiter stellt eine Aufgabe vor und bittet dann um Schätzungen dazu. Alle Teilnehmer bekommen kurz Zeit, um sich für eine Karte zu entscheiden. Dann halten alle gleichzeitig die von ihnen gewählte Karte hoch. Das gleichzeitige Hochhalten ist sehr wichtig, denn damit wird verhindert, dass die Teilnehmer sich bewusst oder unbewusst den Schätzungen anderer anpassen. Dieser Anpassungseffekt ist in der Verhaltenspsychologie unter dem Begriff „Ankern“ bekannt.
• Der Sitzungsleiter lässt die Teilnehmer mit der niedrigsten und der höchsten Schätzung kurz ihre Entscheidung begründen. Danach geben alle eine neue Schätzung ab. Dabei wählen sie wieder jeweils eine Karte, und alle Karten werden wieder gleichzeitig hochgehalten. Im Allgemeinen werden die Schätzungen nun näher beieinanderliegen als in der ersten Runde. Liegen sie nach Meinung des Sitzungsleiters jedoch noch immer zu weit auseinander, so lässt er wieder die Extrempositionen zu Wort kommen. Er wiederholt das Verfahren so oft, bis sich die Schätzungen einander angenähert haben.

Wichtig ist eine gute Moderation bei der Abfrage der höchsten und niedrigsten Schätzwerte. Es geht darum, dass die entsprechenden Teilnehmer ihre Intention bzw. die Gründe für ihre Schätzung erläutern. Sollte es zu kurzen Diskussionen kommen, sollten sie unbedingt konstruktiv bleiben. Fallen abwertende Bemerkungen, so kann schnell eine Atmosphäre entstehen, in der nur noch „politische“ Schätzungen abgegeben werden.

Ein korrekt durchgeführtes Planning Poker, bei dem die richtigen Teilnehmer partizipieren, erzielt zwei wesentliche Ergebnisse:

• Es werden realitätsnahe Schätzungen erstellt, die eine valide Basis für die Projektplanung bilden. 
• Die Beteiligten stehen anschließend voll hinter den Schätzungen und arbeiten mit entsprechendem Engagement an der fristgerechten Umsetzung der zugehörigen Aufgaben. 

Planning Poker steht damit in deutlichem Gegensatz zu einem Verfahren, das häufig im klassischen Projektumfeld eingesetzt wird, nämlich der Schätzung durch einzelne Experten und dem anschließenden Hinzurechnen von Pufferzeiten.

So wird Planning Poker zum Erfolg

• Der Erfolg eines Planning Pokers hängt stark von der Moderation ab. In der agilen Methode Scrum fällt diese Aufgabe dem „Scrum Master“ zu, der generell für den Prozess Verantwortung trägt. Im klassischen Umfeld kann der Projektleiter oder ein Teilprojektleiter diese Aufgabe übernehmen. Natürlich kann man zur Förderung der Selbstorganisation und Gruppendynamik auch eine rotierende Moderation ausprobieren. 
• Die Kaffeetasse ist eine sehr wichtige Karte beim Planning Poker. Sie soll verhindern, dass Teilnehmer, die müde werden, beginnen, möglichst schnell und ohne Engagement zu schätzen, nach dem Motto: „Hauptsache, wir sind bald durch!“. Der Sitzungsleiter sollte die Teilnehmer also nachdrücklich auffordern, von der Kaffeetasse Gebrauch zu machen, sobald sie merken, dass die Energie in der Gruppe nachlässt.
• Wenn auch die wiederholte Schätzung nicht zu einem einheitlichen Bild bzw. einer gewünscht niedrigen Streuung der Schätzwerte führt, sollte der Leiter der Schätzrunde versuchen, einen Konsens zu finden. Das Ziel dabei sollte es sein, dass alle Teilnehmer den Endwert mittragen, auch wenn er von ihrem eigenen Wert abweicht. Ohne einen solchen Konsens wird bereits vor dem Start eventuell bereits die Motivation untergraben, die Aufgabe auch in der geschätzten Zeit zu erledigen. Zwar könnte man die Aufgabe im Falle einer starken Spreizung der Schätzungen auch demjenigen zuordnen, der sie am niedrigsten geschätzt hat. In Einzelfällen ist dies sicher möglich. Generell ist es aber erst einmal nicht im Sinne des Agilen Projektmanagements, da ein solches Prozedere in die Selbstorganisation des Teams eingreift. Denn es könnte ja sein, dass das Team sie im weiteren Projektverlauf lieber von jemand anderem bearbeiten ließe, weil es dann beispielsweise arbeitstechnisch gerade besser passt.
• Es gibt auch Teams, die von vornherein verabreden, dass grundsätzlich derjenige die Aufgabe bekommt, der sie am niedrigsten einschätzt. Ob dies dann zu einer realistischen Planung führt, ist zu bezweifeln, weil dann, vor allem bei eher unattraktiven Aufgaben, vielleicht niemand den „Schwarzen Peter“ haben möchte.

Zusammenstellung des Schätzteams im klassischen Umfeld

„Bei uns gibt es in vielen Bereichen Experten, die praktisch als einzige beurteilen können, wie viel Aufwand in bestimmten Aufgaben steckt.“ Diese Aussage ist häufig so oder so ähnlich zu hören, wenn es um die Einführung von Planning Poker im klassischen Umfeld geht. In manchen Fällen trifft dieses Argument sicher zu. Generell jedoch nicht. Es lohnt sich daher auszuloten, welche Aufgaben wirklich nur von einem einzelnen Experten geschätzt und erledigt werden können, und wo es Möglichkeiten zur gemeinsamen Schätzung und selbstorganisierten Bearbeitung von Aufgaben gibt. Manchmal kann der Blick über den Tellerrand oder eine andere Perspektive auf eine Aufgabe durch jemanden im Schätzteam, der kein ausgewiesener Experte auf dem Gebiet ist, ganz hilfreich sein. 

Dadurch kann es zu wertvollen Diskussionen kommen. Und manchmal werden erhellende Zusammenhänge gerade dadurch aufgedeckt, dass verschiedene Kompetenzen zusammenkommen.

Schätzen der Aufgaben von externen Dienstleistern und Auftragnehmern

Planning Poker kann im klassischen Umfeld auch noch zu einem ganz anderen Zweck eingesetzt werden, und zwar, wenn es um die Schätzung von Aufgaben geht, die an Dritte herausgegeben werden. So kann ein Fachbereich in einer kleinen Gruppe abschätzen, welche Aufwände eine bestimmte Aufgabe beinhaltet, mit der z. B. ein Zulieferer beauftragt werden soll. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse stärken die Position bei Verhandlungen mit dem Externen.