E-Learning: Time Boxing

Ziel: Effektivität und Zuverlässigkeit

• klare Zeitfenster festlegen und einhalten
   – für Iterationen und Aufgaben
   – für Meetings
• in Zeitfenster sinnvollen Abschluss finden
• bei Zeitproblemen Umfang reduzieren

Timeboxing ist eine sehr grundsätzliche Technik des Agilen Projektmanagements. Der wesentliche Gedanke dabei ist: Wenn im Projekt die Zeit nicht ausreicht, so wird der Umfang möglichst sinnvoll reduziert, damit der Zeitrahmen eingehalten werden kann.

Das strikte Einhalten vorgegebener Termine ist also bei der agilen Vorgehensweise besonders wichtig. Es findet durchgehend Anwendung, im Kleinen wie im Großen. So werden Zeiten für Besprechungen, wie z. B. das Daily Stand-up, vorher festgelegt und dann strikt eingehalten. Auch der Zeitplan für die Iterationen wird im Vorfeld mit den Stakeholdern besprochen und anschließend akribisch eingehalten.

Das Projekt bzw. bestimmte Vorgänge im Projekt erhalten also einen festen Zeitrahmen, eine sog. Timebox. Eine wesentliche Idee dabei ist es, die Effizienz zu erhöhen: Werden die für die Timebox geplanten Inhalte nicht in der vorgegebenen Zeit realisiert, werden sie gestrichen oder in eine neue Timebox verschoben. 

Beispiel: Wenn in einer Retrospektive mehr Ideen genannt werden, als in der angesetzten Zeit besprochen werden können, so werden die Ideen nach Wichtigkeit sortiert und nur die wichtigsten besprochen, und zwar ausschließlich diejenigen, die in das für den Termin geplante Zeitfenster passen. Allgemein lässt sich formulieren: Bevor die festgelegte Dauer für ein Meeting überschritten wird, wird ggf. während des Meetings die Agenda reduziert. Dadurch kommt es dann auch seltener zu Meeting-Situationen, in denen der Einzelne sich fragt, warum er in einer Besprechung herumsitzt, statt produktiv zu arbeiten. Im Allgemeinen wirkt sich dies positiv auf die Effektivität und Motivation der einzelnen Projektteilnehmer aus.

Das Pareto-Prinzip

Ein starkes Argument für die Anwendung der Timeboxing-Technik ist das Pareto-Prinzip – ein Phänomen, das sich in der Praxis immer wieder beobachten lässt. Der Namensgeber dieses Prinzips, Vilfredo Pareto, war ein italienischer Mathematiker, der im Auftrag einer Bank deren Kundenstamm untersuchte. Dabei stellte er fest, dass die Bank 80 % des Umsatzes mit nur 20 % der Kunden machte. Pareto fand heraus, dass sich diese 80/20-Regel auf viele verschiedene Lebensbereiche übertragen ließ, und formulierte sie später deswegen als allgemeines Prinzip: Mit 20 % Aufwand wird oft 80 % Effekt erzielt; die restlichen 20 % Effekt benötigen 80 % des Aufwands. Dies wirkt sich auch bei der Projektplanung aus: Die zunächst geplante Zeit wird mit hoher Wahrscheinlichkeit effektiver genutzt, als die Zeit, die man einen Termin überzieht.

Die größten Zeitfenster in einem agilen Projekt sind die Iterationen. Insbesondere die Iterationsenden werden streng eingehalten. Dies hat mehrere Vorteile:

• Das Vertrauen der Stakeholder in den Prozess wird gestärkt.
• Es wird eine zeitnahe Rückmeldung der Stakeholder (im Review) gewährleistet. 
• Das Erfolgserlebnis „Iterationsabschluss“ und die damit einhergehende Motivation für das Team bleiben erhalten.

Auch im klassischen Projektmanagement muss man natürlich reagieren, wenn ein Liefertermin nicht eingehalten werden kann. Zur Terminverfolgung gibt es neben dem Meilensteindiagramm auch die Technik der Meilensteintrendanalyse. Dabei wird verfolgt und in Diagrammform festgehalten, wie sich Meilensteine über den Projektverlauf verschieben. Schon allein die Existenz der Meilensteintrendanalyse, aber auch die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass im klassischen Projektmanagement eher Termine nach hinten verschoben werden und nicht der Projektumfang eingeschmolzen wird. 

Timeboxing unterstützt zwei wesentliche Aspekte in Projekten, nämlich die Effizienz und die Zuverlässigkeit. Das letztendliche Ziel dabei ist es, dass die Stakeholder in genau der vereinbarten Zeit das bestmögliche Produkt bekommen. 

Das hier beschriebene Timeboxing setzt auf der Teamebene an. Das Prinzip kann natürlich ebenso auf individueller Ebene eingesetzt werden. Dies führt dann in den Bereich des Selbstmanagements. Tatsächlich ist das Arbeiten mit festen Zeitfenstern und die entsprechende Organisation der eigenen Aufgaben eine sehr nützliche Methode, um sich selbst zu strukturieren.